La
gestion des associations est une responsabilité importante qui incombe à plusieurs personnes. Bien effectuée, elle contribue au développement du groupe, à l’adhésion de nouveaux membres, à l’obtention de subventions et de dons et à la réussite des événements prévus dans son planning. Cependant, outre la gestion de la comptabilité généralement confiée au trésorier, piloter la structure nécessite d’aborder d’autres aspects : administratifs, humains, matériels, etc. Il existe toutefois des méthodes pour y parvenir.
La responsabilité des dirigeants dans l’administration de l’établissement
Au regard de la Loi 1901, une
association est formée par un ensemble de personnes qui mettent en commun leurs moyens en vue d’atteindre un objectif précis. Elles confient la direction de l’entité à des dirigeants élus : un président, un vice-président, un administrateur, un secrétaire et un trésorier. Traditionnellement, le président représente l’organisme dans sa vie civile, la signature des contrats par exemple ; le secrétaire s’occupe de la vie administrative et le trésorier de la comptabilité. Cela dit, les attributions des membres sont définies dans les statuts lors de la
création d'association. Mais il peut arriver que la gérance ne s’effectue pas comme prévu. Le blog
Helloasso, que vous pouvez
voir ici, fournit quelques conseils pratiques à ce propos. Entre autres, il dévoile les modes de préparation de séminaire, les outils à utiliser pour organiser des événements, les techniques d’élaboration de budget, etc. En ce qui concerne la gestion, aux dirigeants, il est recommandé de ne pas signer de contrat à moins d’en avoir les compétences. Pour les trésoriers, il convient de s’abstenir des dépenses inconsidérées qui ne participent pas au développement de l’entité. L’objectif reste d’éviter de se retrouver avec des dettes faramineuses, des contrats non valables, des factures impayées, ou encore des comptes dans le rouge. À noter que dans ces cas, le dirigeant puise dans ses ressources personnelles pour rembourser les sommes perdues.
Prévoir le déroulement des assemblées générales dans les statuts
Au cours de leur vie, les
associations et fondations prennent des décisions. Par exemple, elles conviennent du changement de siège social, de la modification de l’objet social, ou de la dissolution. Ces mesures exceptionnelles, qui impactent leur vie, sont prises pendant une assemblée générale, notamment l’assemblée générale extraordinaire (AGE). En revanche, pour les décisions relevant de leur vie courante, comme le vote de budget, la fixation du montant des cotisations, la présentation de bilan annuel, etc., elles organisent une assemblée générale ordinaire (AGO). Il s’avère utile de prévoir le déroulé de ces réunions dans les statuts de votre structure. On peut y mentionner leur fréquence ; les organes responsables de la convocation ; le mode de convocation : mail, courrier, annonce sur un tableau d’affichage ; les membres qui peuvent y participer ; le quorum : le pourcentage de personnes dont la présence demeure indispensable pour la validité des mesures ; etc. Introduire ces informations dans les statuts permet de réglementer la gestion de l’établissement et d’éviter les litiges. De plus, elle rend valables les délibérations prises au cours des AG, ordinaires ou extraordinaires.
Rédiger les procès-verbaux des assemblées générales
La loi n’impose pas aux associations la rédaction d’un PV à l’issue d’une assemblée générale. Cependant, cela reste utile. En effet, ce document prouve que la réunion a eu lieu conformément au règlement intérieur. Ne pas en prévoir revient à exposer les résolutions adoptées à des incertitudes, des contestations et, selon le cas, à des remboursements et à d’autres désagréments. Pour rendre authentique le PV, vous devez y insérer certaines mentions. Il s’agit de la date, du lieu de la rencontre, de l’ordre du jour et de la signature du dirigeant légalement habilité à représenter la structure. Sur ce point, les statuts peuvent prévoir que d’autres membres apposent leur signature sur le PV en vue d’un équilibrage des pouvoirs. Autre mention indispensable, l’ensemble des décisions prises pendant la séance. Elles doivent revêtir un caractère légal et recevoir l’approbation des organes délibératifs.
Organiser des événements ponctuels pour accroître sa visibilité
L’organisation d’un événement ponctuel constitue une méthode pratique pour mettre sa fondation en lumière. À ce propos, le blog fournit quelques pistes à explorer pour renforcer l’audience de votre manifestation. Vous pourriez recourir à une couverture médiatique par des organes de presse sélectionnés. Toutefois, dans certains cas, il faudra obtenir une autorisation des responsables administratifs avant l’organisation de l’événement
associatif. Une collecte de dons par exemple nécessite une approbation préfectorale. Par ailleurs, pour donner un caractère légal à son activité, la structure peut obtenir un agrément. Ainsi, elle pourra recevoir des subventions, profiter des dispositifs d’exonérations sur les cotisations sociales, employer du personnel sur certains types de projets, etc. Mais pour acquérir cet agrément, il faut respecter quelques conditions : adopter un fonctionnement démocratique, prouver la transparence financière de l’établissement et mener une activité d’intérêt général.
